会议通知格式及模板优秀4篇 会议通知优秀20篇

___部门：

为了____，现定于_月_日-_日召开____会，请_____(各有关部门根据需要安排人员)参加。具体事宜通知如下：

会议地点：

会议时间：_月_日 __：__—__：__

会议召集人：

参与人员：

会务联系人：

会务联系地址：

会务电话：

会务传真：

会务费用：__元/人(含住宿、交通等)

会议议程：

1.

2.

3.

会议要求：

1.

2.

3.

备注：

1. ____

2. 会议报名方法：必须将本通知所附回执于_月_日_：_前通过传真反馈至会务组。(传真：__)

______

___年__月__日

notice

attention, please. i have an announcement to make. we are going to visit the history museum this saturday. we are going to meet at the school gate at eight in the morning. please bring a notebook with you and make some notes. we will have a discussion about it in the class meeting next monday. please come on time. thats all.

Notice of Annual Meeting of Shareholders

年度股东大会通知

The annual meeting of shareholders of the BeijingNew Oriental Education and Technology Group will beheld at Beijing International Club,

北京新东方教育科技集团年度股东大会将于

1 Jianguomenwai Street, in Beijing, on Monday,February 13, 20xx, at 10:00am,

20xx年2月13日(星期一)上午10时在北京市建国门外大街1号国际俱乐部举行。

for the following purposes:

会议目的如下：

1)To elect a full board of 8 directors of the Group;

1)选举集团的8人董事会;

2)To consider and act upon the appointment of independent auditors for 20xx;

2)遴选并任命20xx年独立审计员;

3)To transact such other business as may properly come before the meeting.

3)处理此次大会之前可能发生的其他业务。

An oral report on the affairs of the Group will be presented at the meeting,

会上讲进行关于集团事务的口头汇报。

and an audited report of the Groups financial affairs will be available for inspection by anyqualified shareholders.

任何有资质的股东均可查阅集团财务状况的审计报告。

By order of the Board of Directors.

集团董事会

各中小学及有关学校:

为做好x年招生工作，经研究，决定召开招生工作会议，现将有关事项通知如下:

一、时间:5月31日(周二)下午1:30

二、地点:区职教中心校二楼报告厅

三、出席会议对象:

1、各小学、初中、高中、职教中心、电大、进修学校、社区学院校长。

2、各初中分管学生填报志愿工作的副校长、考务员、微机员。

会议分两个阶段，小学校长只参加第一阶段会议。

希出席会议同志准时参加会议。

常州市武进区教育局

x年5月27日

xx市客运有限公司定于x年十二月二十六日下午 14:00时在xx市海阳楼七楼会议室召开客运有限公司董事会成员会议，公司监事会成员列席本会议。会议议程如下:

1、关于x年度xx公司有关财务费用的说明。

2、关于明确综合办公室职责议案。

3、关于公司进行ISO9002质量认证议案。

4、关于免去李亚峰董事长、董事、总经理职务议案。

5、关于推选公司董事长、聘任总经理议案。

6、关于增补公司董事、监事议案。

7、其它有关事宜。

希参会董事、监事准时到会(参会董事如因故不能参加会议，请委托他人参会，并出具书面委托书)。

特此通知

各学区办，各中小学(含民办学校)，职教中心、电信职业学院、资环学院：

为了积极落实市教委x年招生工作会议精神，安排、布置我区今年中小学招生工作。经研究，决定召开x年中小学招生工作会。现将相关事宜通知如下：

一、会议时间

x年4月25日上午10:30-12:30。

二、会议地点

重庆市资源与环境保护学院教学楼一楼阶梯教室。

三、参会人员

1.区教委主要领导、分管领导、纪检组长;

2.区教委相关科室负责人;

3.各学区办主任、副主任;各中小学、职教中心校长;

4.电信职业学院、资环学院招生工作负责人。

四、会议要求

1.请相关参会人员提前15分钟报到。

2.请各参会人员关闭手机或设置静音模式，不在会场接打电话。

3.保持会场纪律，认真做好会议记录，及时传达会议精神。

4.请各参会人员在大足区教育委员会的内网上自行下载《重庆市大足区教育委员会关于做好x年普通中小学招生考试工作的通知》，带到会场。

重庆市大足区教育委员会

x年4月24日

各学科/专业委员会、女化学工作者委员会、青年化学工作者委员会、各省、市、自治区化学或化学化工学会、各理事单位、团体会员单位、中国化学会理事：

学会自即日起开始受理20xx年度国内学术活动的申报。有关申报事宜通知如下:

一、申报范围:

凡拟在20xx年度举办，由中国化学会及各分支机构主办，或与其他学术团体、高等院校和企事业单位联合举办的国内学术交流活动, 包括：

1. 学科、专业的学术会议；

2. 学术发展前瞻性的研讨会、论坛等；

3. 其它全国性的学术活动，包括搭建产、学、研交流平台所组织的各类学术活动等。

对于“国内会议暨国际会议”（如：第五届全国分子手性学术研讨会暨国际手性会议），必须按国内和国际会议的申报要求分别申报。

二、申报指南：

请填写“中国化学会国内学术会议申报表”（附件1），每项活动填报一份，务请于20xx年x月x日前将加盖公章的申报（请）表原件邮寄至我会，同时发送电子版至学会秘书处。

学会办公室将汇总申报材料，提交本会秘书长工作会议审定，列入本会20xx年度学术活动计划，并向各会议承办单位发出会议委托函。凡未申报或未被列入计划的会议，不得以本会名义举办。因各种原因，延期召开的会议，请说明理由，并重新填表申报。

三、有关要求：

1. 为提高学术交流质量，提升为会员服务水平，打造中国化学会学术会议品牌，加大学术活动宣传力度，要求中国化学会主办的学术会议使用“中国化学会会议管理系统”，相关介绍另附。

2. 会议切忌铺张浪费，须严格按照国家财务有关规定办理。

3. 凡本会会员及学生会员，注册费应分别给予不少于15％和30%的优惠。

有关会议申报及“中国化学会会议管理系统”使用事宜，请与学会秘书处联系。

联系人：

E-mail:

电话：

传真：

地址：

邮编：

特此通知

中国化学会

20xx年x月x日

由中国腐蚀与防护学会、中国机械工程学会、中国力学学会、中国金属学会、中国航空学会和中国材料研究会联合主办的“第十二届全国疲劳与断裂学术会议”定于XX年11月10-13日在福建厦门召开。这将是一次内容丰富、形式多样、人员广泛的学术盛会。本届会议旨在通过广泛的学术和信息交流，活跃学术思想，明确研究方向，推进我国的疲劳与断裂研究的发展。第一轮 征文通知

1、会议主要内容

1)材料的断裂与循环形变的晶体学

2)断裂与疲劳损伤的微细观方面

3)金属材料的断裂与疲劳行为

4)非金属材料与新型材料(包括工程塑料、生物材料、建筑材料、陶瓷、复合材料、金属间化合物，纳米材料等)的断裂与疲劳行为

5)环境对材料与结构的断裂与疲劳的影响

6)载荷谱和随机载荷下材料与结构的疲劳与断裂

7)材料和结构的疲劳寿命估算、可靠性、延寿及老龄化分析

8)计算断裂力学、实验断裂力学、概率断裂力学及可靠性

9)线弹性弹塑性断裂、界面断裂、动态断裂

10)断裂与疲劳研究的新方法和新理论

11)材料疲劳与断裂研究中的实验及测试技术

12)抗断裂与疲劳的设计技术

13)断裂与疲劳的的失效分析

14)断裂与疲劳理论的典型工程应用

15)断裂与疲劳分析软件及材料数据库

2、会议征文

凡未经正式刊物发表，与材料的疲劳和断裂领域相关的研究成果、学术观点、工程经验、设想及建议等均可以论文形式应征。应征论文必须论点鲜明、论据充分、数据可靠、文字流畅、图表清楚，一般约为5000字以内(3页)，计量单位要严格执行《中华人民共和国法定计量单位》中的有关规定，并附word文件类型的软盘、email word文件到会议秘书处或在线投稿。论文经专家审阅后给予书面答复。经评审合格的论文将在《机械强度》杂志(增刊)上正式出版。接到论文录用通知和论文收费通知后汇交会议注册费600元(学生400元)和版面费600元/篇到《机械强度》杂志社，每超过一页加收200元。不交会议注册费和版面费的论文，将不编入论文集(期刊)中。已经录用的稿件将付一定稿酬。没被录用的稿件恕不退回，请自留底稿。

欢迎全国各地从事相关专业的专家学者、科研人员、高校师生踊跃投稿，同时也欢迎暂无论文但对会议感兴趣的社会各界人士参加会议。

3、会议地点

会议地点在厦门市鼓浪屿别墅酒店(厦门市鼓浪屿鼓声路14号，电话：0592-2062418;传真：0592-2060165), 会议不安排接站，请注意到厦门后，一定要到厦门旅游客运码头上船。会议期间食宿自理。

4、重要日期

提交论文摘要截止日期： XX年3月30日

提交论文全文截止日期： XX年5月1日

论文录用通知： XX年6月1日

汇交版面费截止日期： XX年7月15日

会议召开日期： XX年11月10-13日

5、技术展示和产品宣传

欢迎在本次会场内设置与会议内容相关的宣传广告(以材料、图片、样品和软件为主)。

6、特别提示

本次会议将邀请日本和我国知名专家学者就疲劳与断裂的研究现状和发展动态等方面作若干专题报告。

7、应征论文参考格式

“机械强度”的论文格式：题目、作者、工作单位、摘要(250字)，关键词(5-8个)，中图分类号，英文题目，作者名字的汉语拼音和工作单位的英文译文，以及文章的英文摘要和关键词，引言，正文，参考文献。

由于“机械强度”被美国工程索引和英国的“科学文摘”等收录，为了便于国际著名检索刊物和其它信息机构采用，英文摘要应详细，尽可能反映文稿的主要内容，具有独立性和自含性，即不阅读全文就能获得所论述的主要信息;避免使用第一人称，应包括目的、过程及方法，结论三部分。字数不得少于900个印刷符号。

参考文献格式如下：

编号 作者(姓列名前). 论文题目.刊名，出版年，卷号(期号)：起-止页码

编号 作者(姓列名前). 书名.版本，出版地：出版单位，出版年. 起-止页码

文中图表附最具代表性的,并一律安排在正文中.图表题请附中英文对照稿。

稿末写明作者的性别、出生年月、民族、籍贯(包括省、市、县名)、单位、职称、职务、学位、学术简历、研究领域和主要成就;详细通讯处、e-mail、电话及传真号。

8、会议主办：

中国腐蚀与防护学会、中国机械工程学会、中国力学学会、中国金属学会、中国航空学会和中国材料研究会

会议承办：中国腐蚀与防护学会、中国科学院金属研究所

上诉人：×××(写明姓名、性别、年龄、民族、籍贯、职业或者工作单位和 职务、住址，如果是法人或者其他组织，应写明名称、法定代表人、住所、联系地 址和邮政编码等，如果是行政机关作为被上诉人的，则应写明行政机关的名称、法定代表人和住所)

被上诉人：×××(写明姓名、性别、年龄、民族、籍贯、职业或者工作单位 和职务、住址，如果是法人或者其他组织，应写明名称、法定代表人、住所、联系 地址和邮政编码等，如果是行政机关提起上诉，则应写明行政机关的名称、法定代表人和住所)

(如果一审原告、被告都不服判决，提起上诉，则都列为上诉人)

上诉人因×××××一案(写明一审判决或者裁定书所列的案由)，不服×× ×人民法院×年×月×日(××)字第××号判决(或者裁定)，现提出上诉。

上诉请求：

(写明要求上诉审法院解决的事由，如撤销原判;重新判决等)

上诉理由：

(写明一审判决或者裁定不正确的事实根据和法律依据)

此致

×××人民法院

附：本上诉状副本 份

上诉人：×××(签字或者盖章)

x年x月x日

案例：

为了进一步贯彻落实党的xx大精神和团中央陆昊书记电视电话会议精神，切实做好下阶段学校团队工作，经研究，决定召开xx区中小学团队工作会议，现将有关事项通知如下：

一、会议时间

____年____月_____日下午2:30，会期半天

二、会议地点

区教育局5楼会议室

三、参加对象

1、区各中学团委书记

2、区各小学大队辅导员

四、会议内容

1、总结、布署团队工作;

2、自由论坛：如何促进学校团队工作精细化

3、教育局、团区委领导讲话。

五、会议要求

1、请各学校上报上阶段的工作总结和下阶段工作思路。

2、与会的团队干部做好自由论坛的发言准备。

3、各校、各团队组织要高度重视，确保团队干部的到会率。如无特殊情况，不得请假。

共青团xx市xx区委

xx市xx区教育局

____年____月_____日

××厂关于召开计划生育工作会议的通知 所属各单位： 为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实盛市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。

现将有关事项通知如下：

一、会议内容：

二、参加人员：

三、会议时间、地点 ××厂 ×年×月×日 中涂协()协字第018号 关于召开XX年颜料行业工作会议的通知 各颜料企业及涂料相关单位： XX年是我国“”规划开局的第一年。如何在新的一年乃至整个“”期间进一步落实科学发展观，优化产业结构，合理调整产品结构，把握市场定位，改变经济增长方式，保持颜料工业健康有序的向前发展，是整个颜料行业当前亟待解决的重要课题和任务。为促进国内颜料企业在新时期有更大的进步与发展，从整体上提高行业自主创新能力和水平。

中国涂料工业协会研究决定XX年5月25 日在成都召开XX年全国颜料行业经济工作会议。

会议由中国涂料工业协会和颜料各专业分会联合主办。会议的主题是“引领颜料行业走向未来”。此次会议将邀请政府有关职能部门、科研院所、专业协会以及在颜料应用领域潜心研究的专家、学者进行有针对性的专题讲座和报告。

现将会议的有关事宜通知如下：

一、会议的主要内容 1、大会会议议题(一天) (1) 加强行业自律，提高责任关怀意识，提升行业环境保护整体水平; (2) XX年我国无机颜料主要行业经济运行情况及发展趋势; (3) 我国有机颜料工业的现状与发展; (4) 国内主要矿产资源储量及配置; (5) 颜料在涂料工业应用领域中的品质要求和发展趋势; (6) 应对欧盟贸易壁垒的主要方法和措施; (7) 汇率变动与对外贸易; (8) 颜料工业的环境治理与工业卫生; (9) 颜料产品现行标准与国际标准差距对比; (10) 颜料用矿产品进口税则、税率亟待调整的相关情况。

2、分会年会议题(一天) 由各分会自行安排。

二、会议时间及日程安排 年 月 日全天报到， 日两天会议(内容安排详见日程表)。

三、参会人员 颜料生产企业、配套企业、科研院所、科工贸公司及涂料相关企业的主要领导和专业人员。

四、会议地点及乘车路线

1、会议地点：安蓉大酒店(挂牌三星，成都市茶店子正街132号)

2、乘车路线： 火车北站：乘86路、511路至茶店子站即到。乘的士约13元。

飞机场：乘303大巴至天府广场转4路或98路至茶店子站即可。乘的士约70元。

五、其他

1、会员单位会务费*元/人，非会员单位会务费*元/人(住宿费自理*元/人·天，包间*元/天·间。需要包间者请在回执中注明)。

2、会议期间将组织两天考察，考察费用为500元/人。(请参加考察的代表务必在回执备注栏中注明，并将考察费用与会务费一并汇入中涂协)。

请各单位收到通知后认真组织人员参会。并将回执于XX年5 月15日前传回中涂协。(会务费在5月20日前汇入中国涂料工业协会的单位，会员单位按*元/人优惠，非会员单位按*元/人优惠)。

联系人：丁智 王晨

联系电话： 传真：

宾馆联系电话： (总机)

户名：中国涂料工业协会

开户行：工商行北京六铺炕分理处

帐号：

中国涂料工业协会

年 月 日

各学区、镇(乡)中小学，县局直属各中小学、单位，局机关各科室：

为了做好我县x年中小学招生各项工作，经研究，决定召开x年平阳县中小学招生工作会议。现将有关事项通知如下：

一、时间地点

1.时间:x年5月19日(星期五)上午9:00开始，会期半天;

2.地点:县教育局第一会议室(601室)。

二、会议内容

1.布置高中招生工作;

2.布置义务教育阶段招生工作。

三、参加对象

1.局机关各科室和直属各单位负责人;

2.各学区主任、分管副主任、具体经办人员;

3.各高中校长、分管副校长、具体经办人员;

4.各初中、小学校长。

四、其他事项

请与会人员提前5分钟入场就座。

平阳县教育局办公室

x年5月16日

各相关校外学习中心：

根据学院教学工作安排，我院于20xx年12月1日启用在线学习系统，为确保该项工作顺利开展，定于20xx年11月18日召开教学工作培训会议(在线学习系统上线培训)，具体安排如下：

一、 培训对象

各相关校外学习中心的教学主管及教务工作人员，每学习中心派2人(各校外学习中心参会名单详见附件一)

二、 培训安排

报到时间：20xx年11月17日～11月19日(17日报到，19日参观)

联系人及电话：杨 电话：

报到地点：西安xx大酒店会议厅(xx开发区南路14号)

培训时间：20xx年11月18日上午9:00

培训地点：网络教育学院302会议室

注：1.本次会议不收取会务费;

2.住宿费及差费自理。

望各校外学习中心安排好工作，准时参加培训会议。

一、会议通知格式 ××厂关于召开计划生育工作会议的通知

所属各单位：

为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下：

一、会议内容：……

二、参加人员：……

三、会议时间、地点：……

四、要求：……

××厂 ×年×月×日

二、会议通知的种类

会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。通知的写法有两种：

一种是以布告形式贴出，把事情通知有关人员，如学生、观众等，通常不用称呼;另一种是以书信的形式，发给有关人员，次种通知写作形式同普通书信，只要写明通知的具体内容即可。通知要求言简意赅、措辞得当、时间及时。

三、会议通知标题与正文

1、标题。

有完全式和省略式两种。

①完全式包括发文机关、事由、文种。 ②省略式，例如《关于××××××的通知》。

通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一种。

2、正文。

有的正文比较简单，只讲明为什么发布或批转这一文件，有哪些原则要求，主要的具体内容应看所附文件。有的正文写多几句，借题发挥，补充强调有关要求，或作出指示，布置相应的工作。也就是要遵照执行、贯彻落实的具体内容在附件里，而不是在批转的通知中。批转通知只是一个载体。

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

一、标题：制发机关+事由+通知。

二、正文：一通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。二通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

三、结尾：三种写法：

一意尽言止，不单写结束语。

二在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

三再次明确主题的段落描写。

为切实落实我校关于加强学生思想教育工作的意见精神，进一步寻找加强学生教育的突破口，切实在实际中提高班主任工作水平，经研究决定召开本学年第一次班主任研讨会，现将有关工作安排如下：

一、研讨主题

把握教育契机，促进学生成长。

二、研讨时间

20__—11—6下午15：20——16：50。

三、参会人员

所有校级领导、德育处、综合管理处、团委、年级管委会所有成员、全体班主任。

四、材料准备及阶段安排

1、所有班主任根据本次研讨会的主题结合自身工作实际，通过具体工作的实际案例进行分析，思考可以通过抓住哪些契机作为解决学生思想问题的突破口，再进一步分析在契机来临时通过哪些具体的教育步骤触动了学生心灵，促进了学生成长。

2、各位班主任在准备材料时要本着实事求是的原则，结合年级的主题教育活动。高一的教育契机从自强方面考虑，高二从自信方面考虑，高三从自强、自信、自治三个方面考虑。具体格式是：案例描述—契机分析—工作步骤—启示。所选案例确保是从工作中来，杜绝抄袭及从网上下载。

3、各年级管委会于10月27日前将本年级所有班主任的交流材料的.电子稿收齐，并于10月29日前组织人员进行评选并过滤，择优10篇上报德育处。

4、德育处根据各年级管委会上报的优秀论文，选择6篇作为班主任研讨会交流文章;同时将各年级管委会的推荐的优秀论文编印成册，作为学校交流论文，并同时以学校名义推荐发表。

江苏股份有限公司全体股东：

我司系江苏股份有限公司(简称公司)股东，持有该公司40%股权。因公司董事会、监事会未能及时根据我司提案依法召集公司临时股东大会，现我司根据《公司法》和公司章程规定召集临时股东大会，通知如下：

一、会议时间：201x年3月31日16时;

二、会议地点：南京市X镇飞天大道81号二楼会议室(门卫登记)

三、会议议题：

1、变更公司清算组成员;

2、确定公司法定公章及持有人;

3、追究现清算组有关人员损害公司利益行为的法律责任;

4、商议公司下一步清算工作计划。

四、出席会议对象：江苏股份有限公司全体股东。

特此通知。

江苏省XX企业发展有限公司

The Conference Notice

The Graduate Students Education Conference will be held on March 23-25, 20xx in Guilin University of Electronic Technology. Everyone t begin to register and report for duty on March 23 night, Friday. Activities on March 24, Saturday, include Keynote Speaker make a speech, theses economic exchanges and dinner.

It will be theses economic exchanges all day on March 25, Sunday, and we shall put the conference to an end at night. The Graduate school of Guilin University of Electronic Technology will host this special and significative conference and looking forward to the participants come to Guilin University of Electronic Technology to attend the conference.

一、聚会目的

为加深同学的友谊为第一宗旨，以提高同学凝聚力为第一目标，让大家团聚一起组织和策划此次聚会。

同学们，同窗几载初中一别已经好多年了，现在大家为生活各奔前程，但是我相信：无论你回到故里，或者他乡闲暇，或者多么繁忙。。。同窗之情是不会变的。你终究不回忘记校园所发生的任何事情。

我们想约你，谈谈往事，听听久违的声音，看看久违的面孔，尽管大家内心有一种期盼，一种等待，会因你的缺席而黯然失色，让我们暂时抛开社会生存残酷现实，和烦恼来，重温下当年的情怀，回首往事，畅想未来，交流感想，相互勉励，相互帮助。

来吧，老同学!为了我们了却这种遗憾，也许你来会后悔，但是你不来却终生遗憾。

二、活动原则:

1、坚持自愿的原则.

2、坚持aa制原则.

3、坚持财务公开原则

三、活动筹备成员

联络组: 平顶山联系陈志伟(陈孩)电话:

郑州联系李梦丽 电话:

外地联系张磊 电话:

协调组: 由张磊 陈志伟 李梦丽 全面负责同学聚会筹备工作，负责联络与信息沟通;负责聚会活动的指挥协调。

四、聚会时间：12月，具体时间待定

五、活动地点：待定

六、参加聚会人数：待定

七、经费筹集：

这次聚会选为aa制，同学聚会过程中每个人支出100元，主要用于聚会时间的餐饮、娱乐。具体消费未知，按照aa制原则，向没个人收取100元聚会经费。并认真搞预算和决算，最后通报全体同学，多退少补。

经费：平顶山陈志伟(陈孩)代收;郑州李梦丽代收。

八、具体要求：

1、联络组要搞同学相关情况收集、照相留念。

2、 每位同学都要讲团结，讲风格，互相谦让，避免斤斤计较，力争经过我们大家的努力，把这次聚会办成一次团结、活泼、热烈、融洽的盛会留下美好的回忆。

3、必须听从策划人员的安排。

具体事宜商定在发给大家。

滨江职高,各中小学、幼儿园、民办培训机构：

为进一步加强学校安全管理工作，有效遏制学校安全事故的发生，确保广大师生的生命财产安全和教育系统的`和谐稳定。经研究，决定召开校园安全工作会议，现将有关事项通知如下：

一、会议时间

____年8月27日9：00，会期半天。

二、会议地点

高新实验学校

三、 会议内容

1、通报近期消防检查情况。

2、布置近期校园安全工作。

四、 参加人员

各学校(园)分管安全负责人及安全管理员，民办培训机构、民办幼儿园主要负责人。

五、 要求

请各学校(园)、民办培训机构人员准时参会。

____年八月二十五日

You are organizing a business meeting， and you should write to people from other companies and tell them the changes of the meeting (time， location， etc.)。 You will (1) explain why you have to make changes， (2) tell them the changes， and (3) apologize for the changes.

Dear Mr. Smith，

I am writing to inform you about the changes we have made to the high-level meeting between our two companies.

Mr. Anderson， project manager of “Sunshine Cooperation Campaign”， has been ill recently and is currently in hospital for treatment. He is recovering well but wont be able to come back to work until 2 weeks later. As he is the designer and coordinator of this “sunshine campaign”， we feel the meeting could not be held without him.

Therefore， we are rescheduling the meeting to be held one month later， on 9 oclock， Sunday， 15 July. Also the place of the meeting has been changed from Hilton Hotel to the VIP meeting room at the headquarters of our company， No. 100， Oxford Street. We also might invite senior managers from Greenwell Company to attend the meeting as they have always been an active supporter of this campaign.

We are sorry for any inconvenience that the change of the meeting might have caused you. If you have any questions， please do not hesitate to contact me.

Looking forward to seeing you soon!

Yours sincerely，

Edward Simpson